債権管理の重要性｜中小企業の事業再生・再建にこそ必要な理由
昨今は、中小企業や小規模事業主でも債権管理を徹底する重要性が高まっています。債権管理がしっかりと行われないと、思うようにキャッシュフローが回らず現金が不足してしまう危険性もあるのです。
そこで今回は、債権管理を行う手順や方法、役立つソフトを紹介していきます。「手元の現金が不足してきたな」とお悩みの経営者の方は、基本から債権管理のことを理解していきましょう。
債権管理の重要性｜もし行わないとどうなる？
債権管理とは、売上債権をスムーズに回収するために行う管理手法のことです。通常、現金商売であれば債権が発生することはありません。そのため、債権管理とは「売掛金」の回収をコントロールするために行います。
たとえ売上をあげたとしても掛け商売であれば、その時点で代金は回収できません。売上代金は後日になってからようやく支払われます。しかし、取引先が期日通りに債務を支払う保証はないのです。もし代金が支払われないとキャッシュフローが悪化し、最悪の場合は黒字倒産ということも考えられるでしょう。
そこで、普段から売掛金や未払金の状態を管理して、常に最新の状況を把握しておかなければなりません。これが債権管理の重要性といえます。
事業再生や再建時こそ債権管理が重要
債権管理は平時ばかりではなく、事業再生や企業再建を行うときほど重要です。
事業再生が必要となるケースは、売掛金の回収に問題が発生している場合も珍しくありません。債権回収が滞ってしまうと現金が不足しがちとなります。すると、仕入代金の支払いや借入金の返済に支障をきたすため、事業再生を検討するケースも増えてくるでしょう。
事業再生では、法的に借金額を減らしたり、返済期日を延長することが可能です。しかし、「売掛金の回収率が悪い」という根本的な問題を放置しておくと、たとえ自社の借金問題を解決できても再び同じトラブルに直面してしまいます。
そのため、事業再生を行うときほど売掛金の回収状況を見直し、債権管理を徹底する必要があるのです。
債権管理を行う手順・方法｜与信管理が基本
債権管理を行う場合、与信管理が非常に重要となります。与信管理とは、取引を行う相手の信用情報や信頼性を評価することです。売掛金元帳の作成という具体的な債権管理を行う前に、まず与信管理で取引する相手を選別することが大切といえるでしょう。
そのため、債権管理はまず与信管理から始まります。次のような手順に沿って進めていくため、それぞれ具体的な方法をお伝えしていきます。
- 与信評価・与信管理
- 与信限度額の設定
- 売掛金元帳の作成
- 請求書発行
- 売掛金延滞の対処
1. 与信評価・与信管理
通常、ビジネスは与信取引が基本となります。つまり、一ヶ月など特定の期間に発生した支払金額を一括で請求する取引方法です。取引のたびに支払う方法に比べると手間が少なくて済むため、今では一般的な取引手法といえるでしょう。
一方で、仮に取引先の支払いが滞ってしまうと売り手側の大きな損失となってしまいます。そこで、売り手側は、取引を開始する前に与信管理を行っておくことが必要です。
与信管理を行うためには、信用調査会社のデータベースを参照するほか、調査機関に業務を委託する（与信調査）ことが一般的です。
2. 与信限度額の設定
与信調査を行って取引先の信用力が確認できれば、今度は与信限度額を設定していきましょう。与信限度額とは、「（相手の信用力から類推して）これくらいの与信額なら取引しても大丈夫だろう」という判断基準のことです。
3.売掛金元帳の作成
次に売掛金元帳（得意先元帳）を作成していきます。売掛金元帳とは、「売掛金発生日時」「支払期日」「代金回収日」といった、債権回収の具体的な内容を記載した帳簿のことです。
売掛金元帳を作成しておくと、回収済みの債権と未払金が一目で分かります。それを基に回収スケジュールを立てていけば、現金が不足して悩むということも少なくなるはずです。
4. 請求書発行
債権管理では、取引先ごとに請求書を発行することも重要な業務の一つです。
請求書を発行することで、いつまでに・いくら支払わなければならないかという情報を取引先に伝えることができます。取引先によっては支払管理がおろそかになっているケースもあるため、必ず請求書を発行するようにしましょう。
5.売掛金延滞の対処
仮に、売掛金が期日通り回収できなかったときは督促状を送付します。また、いつまでに支払ってもらえるか、担当者の確約を取り付けておくことも重要です。
債権管理に役立つツール・ソフト
債権管理はExcelや無料の表計算ソフトでも十分に作成できます。しかし、企業や組織の規模が大きくなってくるとExcelでは対応できなくなるケースも少なくありません。経理担当者の数が増えると、管理表をそれぞれが保管し最新情報の上書き・情報の共有漏れといった事態も発生してしまうからです。
そこで、事業規模に合わせて次のようなツールやソフトも検討してみてください。
クラウド表計算ソフト
クラウド表計算ソフトは、Excelなど一般的なツールと同じ機能を備え、さらにデータをクラウド上に保管しておくことができます。Googleの「スプレッドシート」が代表的です。
リンクさえ知っていれば、誰でも管理表にアクセスでき、複数の経理担当者が同時に作業することもできます。そのため、債権管理情報を全社・全部門で一元管理し、全従業員で共有するときに役立ちます。
クラウド会計サービス
クラウド会計サービスによっては、デフォルトで債権管理機能が搭載されているものもあります。通常の財務データに加え、取引先の債権情報も同一ソフト上で扱えるため大変便利です。
ただ、この後お伝えする債権管理システムに比べると、やや機能性には劣ります。
債権管理システム
ERP（基幹系情報システム）の販売業者から、専用の債権管理システムを購入するのも一つの方法です。販売や仕入・在庫、会計といった各部門とデータを連動することができるため、債務管理の最適化に向いています。
ただ、3つの債権管理ツールのうちもっとも高コストです。中小企業や組織規模が小さい事業主の方は、まず無料で利用できるクラウド表計算ツールを検討してみてください。
分からないことは税理士に相談が一番
債権管理はExcelやクラウド表計算ソフト、会計サービスなどを利用して実施することができます。しかし、今まで感覚的に売掛金の回収を行っていたという経営者の方が、いきなり債権管理を行うには無理があるでしょう。
そのため、「債権管理をどのように進めてよいか分からない」という場合、税理士事務所TMコンサルティングが運営する「企業パートナー110番」にご相談ください。当サイトでは、税理士のほか中小企業診断士も在籍しておりますので、事業再生や資金調達のお悩みまでサポートできます。
まずはお問い合わせから、お気軽にご質問ください。
まとめ
債権管理は、特に事業再生や企業再建を行うときに重要です。売掛金の回収が滞ってしまうと、キャッシュフローの悪化や資金繰りが難しくなるため、債権管理で根本的な問題を解決していきましょう。
今回は、債権管理を進めていく手順や役立つツール・ソフトを紹介しました。
ただ、与信管理や売掛金台帳の作成など複雑な作業が多いため、「どのように進めていけばよいか分からない」という方も多いでしょう。そんなときは、まずは気軽にご質問から「企業パートナー110番」にお問い合わせください。
監修者
ひとこと
我々は税理士事務所として中小企業を何百社と見てきた「実績」があります。クライアントの目標達成のための一番のパートナーであるために、そのお手伝いをさせていただきます。まずはお気軽にお問い合わせください。
氏名・資格
桒原 賢志 ・ 税理士